Suivi des projets avec Sciforma chez Boursorama

Le contexte du projet
Lors de l’intervention d’ACDE Conseil, Boursorama est une banque en ligne en pleine croissance, qui a déjà un référentiel en gestion de projet mais encore peu de processus. C’est une société jeune, qui a grossi très vite et conservé un certain esprit startup. Tout l’enjeu principal aujourd’hui est d’améliorer les processus, pour augmenter la qualité de données. La croissance a été si rapide que Boursorama a pris beaucoup de retard sur les processus mais l’entreprise a réalisé la nécessité d’adresser ce problème et de fonctionner différemment.

L’équipe d’ACDE s’attache donc notamment à formaliser les processus pour leur faire gagner en maturité.  Au sein du département IT l’équipe collabore étroitement avec le Contrôle de Gestion de Boursorama.

La mission d’ACDE Conseil
De 2014 à 2020, nous sommes intervenus auprès de la sous-direction « pilotage » de Boursorama, au sein de la DSI forte d’environ 200 collaborateurs, avec les missions suivantes :

• Administration de l’outil Sciforma, qui permet de renseigner les évolutions des différents projets et sortir des statistiques. Il s’agit de collecter et formaliser les données et d’assurer un suivi.
• Formation des utilisateurs et assistance post-formation pour fluidifier leur utilisation au quotidien
• Maintenance applicative.
• Montées de version.
• Travail de fond sur les évolutions de l’outil en fonction des pratiques de l’entreprise.
• Etude préalable à la mise en place d’une démarche “Portefeuille de projets”

Nous avons notamment travaillé sur les processus, par exemple, à l’amélioration du processus de mise à jour des informations sur les ressources de l’entreprise.

Les quatre grands champs d’action qui structurent la mission ACDE chez Boursorama, basée sur l’outil Sciforma, sont les suivants :

• -> Reporting (tableaux de bords)
  Production de rapports Chef de Projet : suivi/état du projet

Production de rapports PMO : Contrôle de qualité, état global des données (projet/ressources/saisies des temps)

Résultat : environ 10 rapports spécifiques ont été créés. Nous avons produit des modèles de rapport Sciforma qui collent parfaitement aux besoins des utilisateurs. Nous améliorons ainsi l’efficacité de restitution des suivis de projets par les Chefs de Projet.

• -> Qualité des données Projet/Ressources/Saisies

Contrôles de cohérence
Corrections des anomalies

Résultat : la saisie des temps est complète à plus de 99 %. Les bases de données Projets et Ressources sont saines.

• -> Processus

Simplification du processus de génération des données livrées chaque mois au Contrôle de Gestion.

Résultat : le Contrôle de Gestion reçoit les données au plus tôt. La mise à jour des données se fait plus rapidement (gain de temps mesuré à 1 Jour Homme).

• -> Administration

Personnalisation de l’interface administrateur
Au quotidien, réponse rapide, individuelle, et experte aux questions des utilisateurs

Résultat : nous assurons le confort des utilisateurs pour une efficacité maximale.

Dans le même temps, ACDE Conseil a implanté le référentiel méthodologique de gestion de projet chez son client, et est garant de son respect. En utilisant correctement l’outil Sciforma, le client s’assure de récupérer les bonnes données.

Un autre sujet qui intéresse de plus en plus les DSI, et sur lequel Boursorama amorce une réflexion, est celui des rapprochements possibles entre les différents outils utilisés (Sciforma pour la gestion de projet, à coupler avec les outils de gestion d’incident, de gestion de documents, etc) en créant des passerelles pour optimiser la circulation de l’information entre les outils.